Los sistemas de planificación de recursos de la empresa (en inglés ERP, enterprise resource planning) son sistemas de gestión de información que integran y automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa. Aunque en mi día a día no necesito estos sistemas, no deja de ser interesante que haya un amplio abanico de ERP libres, dada la elevada dependencia que generan estas aplicaciones respecto del proveedor cuando no son libres, como bien apuntó Ricardo Galli. Aparte de la (importantísima) reducción de costes aparejada a la libertad del software, donde habitualmente se paga por el mantenimiento pero no por el software en sí mismo.
Lo más destacable de un ERP es que unifica y ordena toda la información de la empresa en un solo lugar, de este modo cualquier suceso queda a la vista de forma inmediata, posibilitando la toma de decisiones de forma más rápida y segura, acortando los ciclos productivos. Con un ERP tendremos la empresa bajo control e incrementaremos la calidad de nuestros servicios y productos. La implantación de un ERP conlleva la eliminación de barreras ínter departamentales, la información fluye por toda la empresa eliminando la improvisación por falta de información (www.adpime.com).
COMO SELECCIONAR UN E.R.P.
PRIMER PASO: listar procesos y requerimientos críticosMuchos proyectos de implementación de ERP fracasan porque, al comenzar las tareas, la organización no tenía claramente definidos sus procesos clave y los requerimientos para dar solución a cada uno de ellos.
Así, el primer paso de la selección radica en documentar detalladamente los requerimientos críticos que debería cumplir el ERP. Si la empresa no conoce sus necesidades, ¿cómo podrá determinar cuál es la solución más adecuada?
SEGUNDO PASO: construir una lista de posibles proveedores
En el mercado, distintos proveedores ofrecen diversas soluciones de ERP, cada una con sus propias funcionalidades, fortalezas y debilidades. En este marco, evaluar uno por uno puede ser una tarea de nunca acabar.
Pero, ¿cómo saber en qué proveedores focalizarse? ¿Cuáles son, en principio, los que más se ajustan a las necesidades de la compañía?
Existen algunas herramientas que, cruzando la información de un proyecto en términos de procesos, funcionalidades, tamaño de la empresa, inversión prevista y otros parámetros brinda un listado reducido con los proveedores que mejor se ajustan a las necesidades de la organización.
Ahora bien, en este punto, usted ya cuenta con un pequeño listado de potenciales proveedores. ¿Cómo obtener información para orientar el proceso de selección?
En primer lugar, es necesario pedir referencias. Una alternativa es acordar con el proveedor la visita a algún cliente con características similares a su empresa por el mercado en el actúan, por cantidad de empleados o por la problemática a resolver.
Gracias a estas referencias, usted sabrá qué esperar de cada proveedor.
Además del proveedor de software, es importante evaluar a la empresa implementadora. En general, las causas de insatisfacción radican más en el implementador que en el proveedor del ERP.
TERCER PASO: analizar fortalezas y debilidades de cada propuesta
Las fortalezas y debilidades de las distintas ofertas pueden separarse en diferentes componentes de medición, y cada uno en distintos sub conceptos que brindan información clave para tomar la decisión:
1) Empresa proveedora del software
¿Cuál es la antigüedad del proveedor en el mercado?
¿Cuál es su grado de compromiso con sus clientes?
¿Cuántos clientes tiene el proveedor en la misma industria?
2) Empresa implementadora
¿Cuántas implementaciones ha realizado?
¿Cuál es su relación con el proveedor del software?
¿Cuántos clientes tiene en la misma industria?
3) Costo total del proyecto
¿Cuál es el costo del hardware para poner en marcha el software?
¿Cuánto cuesta la infraestructura de soporte al proyecto?
¿Cuál es el costo de las licencias?
¿Cuál es el costo interno de implementación? ¿Cuál es el costo externo?
¿Cuánto cuesta la capacitación necesaria para que los empleados utilicen el sistema?
¿Cuál es el costo del servicio de soporte?
Esta lista no es exhaustiva. Sólo brinda un ejemplo de los factores que deben considerarse.
CUARTO PASO: determinar la mejor solución
La selección de un ERP no es un proyecto de tecnología, es decir, no es una decisión que corresponda únicamente al director de sistemas.
Para identificar la solución más adecuada, el equipo del proyecto de selección debe estar formado por representantes calificados de cada una de las áreas de negocio.
Incluso, para minimizar los riesgos de fracaso, cada integrante debería estar vinculado a algún tipo de medición relacionada con el proyecto. El líder del equipo, por su parte, también debería relacionarse a algún tipo de resultado.
Generalmente en la instancia final de selección se cuenta con una terna de posibles proveedores, ordenados de acuerdo a los criterios que previamente acordó el equipo del proyecto de selección.
La mejor opción debería ser el primero de la lista. El segundo es la opción alternativa en caso que no se llegue a un acuerdo con el primero.
QUINTO PASO: negociar y contratar
Antes de sentarse a negociar con el proveedor elegido, es bueno establecer una serie de metas deseadas.
Desafortunadamente, en muchas organizaciones, la única meta es obtener el precio más bajo posible. Así, las negociaciones se convierten en un tira y afloje donde se discute cada centavo del precio.
Si bien esta actitud pudiera parecer un ahorro en el corto plazo, tarde o temprano, la empresa acabará pagando por su excesivo énfasis en los costos. Concentrarse en la discusión del precio generalmente deriva una merma en la cantidad y/o calidad de los servicios.
Dado que la relación con el proveedor durará muchos años, lo mejor es contar con una estrategia de negociación que considere que ambas partes deben salir beneficiadas con el acuerdo.
http://www.materiabiz.com/mbz/ityoperaciones/nota.vsp?nid=38882
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