Los SIG, se convirtieron últimamente
en uno de los medios mas importantes para el desarrollo empresarial, ya que
permite conocer el proceso de la empresa de una manera mas resumida y
explicita, de igual forma a conocer nuestros clientes de una manera mas
practica ayudando a que la organización tenga más éxito en su trabajo.
Es por esto que los SIG en Colombia
son elementos muy importantes, ya que ayuda a progresar las organizaciones
colombianas, convirtiéndose en modelos competentes para un desarrollo positivo
en nuestro país y de esta misma forma disminuir el desempleo.
seria algo muy positivo para Colombia
que estos programas se implementaran no solo en las grandes empresas
colombianas, si no en la mayoría de las empresas , para que así evolucionen de
una manera mas adecuada; aunque es importante tener presente que estos
programas no deberían ser una total confianza para el empresario, ya que
exactamente son programas que en cualquier momento se podrán dañar y la información
se podría perder o personas inadecuadas podrían conocer la información, es por
esto que seria muy importante no tener la total confianza en estos programas.
En conclusión aunque en el
momento de implementar un software de estos generaría mucho costo, la ganancia
obtenida debido a los buenos rendimientos no son comparables, por tal motivo es
muy recomendable adoptar este sistema en las empresas colombianas para que cada
día crezcan mas y se den a conocer a nivel mundial con el fin de que cada día
evolucione la organización como el país en general.
Para establecer una diferencia vamos a comenzar por definir cada una de las siglas: CRM hace referencia a Customer Relationship Management, que traducido al español sería Administración de la Relación con los Clientes. En cambio, ERP es la sigla en inglés de Enterprise Resource Planning, que en español quedaría como Planificación de Recursos Empresariales.
Ahora sus funciones…Un sistema CRM permite conocer al cliente, sus necesidades y preferencias así como las relaciones que mantiene con la empresa, mientras que un sistema ERP permite planificar y organizar la producción, manejar cobranzas y contabilidad, implementar un sistema facturación electrónica, …etc, sin necesidad de involucrar al cliente, sus necesidades o preferencias.
En pocas palabras, un CRM permite manejar estratégicamente toda la información referida a los clientes. Al brindar información sobre el servicio otorgado, ayuda a la empresa a fidelizarlo y atenderlo mejor o. Por su parte, un software ERP Argentina mantiene un registro de toda la información administrativa y contable de los clientes.
Disytel, empresa líder en Argentina y en el resto de Hispanoamérica, ofrece servicios de excelencia para la implementación de Soluciones CRM y ERP Open Source, orientadas a la Gestión de Empresas.
Los sistemas de planificación de recursos de la empresa (en inglés ERP, enterprise resource planning) son sistemas de gestión de información que integran y automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa. Aunque en mi día a día no necesito estos sistemas, no deja de ser interesante que haya un amplio abanico de ERP libres, dada la elevada dependencia que generan estas aplicaciones respecto del proveedor cuando no son libres, como bien apuntó Ricardo Galli. Aparte de la (importantísima) reducción de costes aparejada a la libertad del software, donde habitualmente se paga por el mantenimiento pero no por el software en sí mismo.
Lo más destacable de un ERP es que unifica y ordena toda la información de la empresa en un solo lugar, de este modo cualquier suceso queda a la vista de forma inmediata, posibilitando la toma de decisiones de forma más rápida y segura, acortando los ciclos productivos. Con un ERP tendremos la empresa bajo control e incrementaremos la calidad de nuestros servicios y productos. La implantación de un ERP conlleva la eliminación de barreras ínter departamentales, la información fluye por toda la empresa eliminando la improvisación por falta de información (www.adpime.com).
COMO SELECCIONAR UN E.R.P.
PRIMER PASO: listar procesos y requerimientos críticosMuchos proyectos de implementación de ERP fracasan porque, al comenzar las tareas, la organización no tenía claramente definidos sus procesos clave y los requerimientos para dar solución a cada uno de ellos.
Así, el primer paso de la selección radica en documentar detalladamente los requerimientos críticos que debería cumplir el ERP. Si la empresa no conoce sus necesidades, ¿cómo podrá determinar cuál es la solución más adecuada?
SEGUNDO PASO: construir una lista de posibles proveedores
En el mercado, distintos proveedores ofrecen diversas soluciones de ERP, cada una con sus propias funcionalidades, fortalezas y debilidades. En este marco, evaluar uno por uno puede ser una tarea de nunca acabar.
Pero, ¿cómo saber en qué proveedores focalizarse? ¿Cuáles son, en principio, los que más se ajustan a las necesidades de la compañía?
Existen algunas herramientas que, cruzando la información de un proyecto en términos de procesos, funcionalidades, tamaño de la empresa, inversión prevista y otros parámetros brinda un listado reducido con los proveedores que mejor se ajustan a las necesidades de la organización.
Ahora bien, en este punto, usted ya cuenta con un pequeño listado de potenciales proveedores. ¿Cómo obtener información para orientar el proceso de selección?
En primer lugar, es necesario pedir referencias. Una alternativa es acordar con el proveedor la visita a algún cliente con características similares a su empresa por el mercado en el actúan, por cantidad de empleados o por la problemática a resolver.
Gracias a estas referencias, usted sabrá qué esperar de cada proveedor.
Además del proveedor de software, es importante evaluar a la empresa implementadora. En general, las causas de insatisfacción radican más en el implementador que en el proveedor del ERP. TERCER PASO: analizar fortalezas y debilidades de cada propuesta
Las fortalezas y debilidades de las distintas ofertas pueden separarse en diferentes componentes de medición, y cada uno en distintos sub conceptos que brindan información clave para tomar la decisión:
1) Empresa proveedora del software
¿Cuál es la antigüedad del proveedor en el mercado?
¿Cuál es su grado de compromiso con sus clientes?
¿Cuántos clientes tiene el proveedor en la misma industria?
¿Cuál es su relación con el proveedor del software?
¿Cuántos clientes tiene en la misma industria?
3) Costo total del proyecto
¿Cuál es el costo del hardware para poner en marcha el software?
¿Cuánto cuesta la infraestructura de soporte al proyecto?
¿Cuál es el costo de las licencias?
¿Cuál es el costo interno de implementación? ¿Cuál es el costo externo?
¿Cuánto cuesta la capacitación necesaria para que los empleados utilicen el sistema?
¿Cuál es el costo del servicio de soporte?
Esta lista no es exhaustiva. Sólo brinda un ejemplo de los factores que deben considerarse. CUARTO PASO: determinar la mejor solución
La selección de un ERP no es un proyecto de tecnología, es decir, no es una decisión que corresponda únicamente al director de sistemas.
Para identificar la solución más adecuada, el equipo del proyecto de selección debe estar formado por representantes calificados de cada una de las áreas de negocio.
Incluso, para minimizar los riesgos de fracaso, cada integrante debería estar vinculado a algún tipo de medición relacionada con el proyecto. El líder del equipo, por su parte, también debería relacionarse a algún tipo de resultado.
Generalmente en la instancia final de selección se cuenta con una terna de posibles proveedores, ordenados de acuerdo a los criterios que previamente acordó el equipo del proyecto de selección.
La mejor opción debería ser el primero de la lista. El segundo es la opción alternativa en caso que no se llegue a un acuerdo con el primero. QUINTO PASO: negociar y contratar
Antes de sentarse a negociar con el proveedor elegido, es bueno establecer una serie de metas deseadas.
Desafortunadamente, en muchas organizaciones, la única meta es obtener el precio más bajo posible. Así, las negociaciones se convierten en un tira y afloje donde se discute cada centavo del precio.
Si bien esta actitud pudiera parecer un ahorro en el corto plazo, tarde o temprano, la empresa acabará pagando por su excesivo énfasis en los costos. Concentrarse en la discusión del precio generalmente deriva una merma en la cantidad y/o calidad de los servicios.
Dado que la relación con el proveedor durará muchos años, lo mejor es contar con una estrategia de negociación que considere que ambas partes deben salir beneficiadas con el acuerdo.
Se trata de un conjunto de
programas no visibles al usuario final que se encargan de la privacidad, la
integridad, la seguridad de los datos y la interacción con el sistema
operativo. Proporciona una interfaz entre los datos, los programas que los
manejan y los usuarios finales.
Cualquier operación que el usuario hace contra la base de datos está controlada
por el gestor.
El gestor almacena una descripción de datos en lo que llamamos diccionario de
datos, así como los usuarios permitidos y los permisos.
Tiene que haber un usuario administrador encargado de centralizar todas estas
tareas.
Existen distintos objetivos que deben
cumplir los SGBD:
·Abstracción de la información. Los SGBD ahorran a los usuarios
detalles acerca del almacenamiento físico de los datos. Da lo mismo si una base
de datos ocupa uno o cientos de archivos, este hecho se hace transparente al
usuario. Así, se definen varios niveles de abstracción.
·Independencia. La independencia de los datos consiste en la
capacidad de modificar el esquema (físico o lógico) de una base de datos sin
tener que realizar cambios en las aplicaciones que se sirven de ella.
·Consistencia. En aquellos casos en los que no se ha logrado
eliminar la redundancia, será necesario vigilar que aquella información que
aparece repetida se actualice de forma coherente, es decir, que todos los datos
repetidos se actualicen de forma simultánea. Por otra parte, la base de datos
representa una realidad determinada que tiene determinadas condiciones, por
ejemplo que los menores de edad no pueden tener licencia de conducir. El
sistema no debería aceptar datos de un conductor menor de edad. En los SGBD
existen herramientas que facilitan la programación de este tipo de condiciones.
·Seguridad. La información almacenada en una base de datos puede
llegar a tener un gran valor. Los SGBD deben garantizar que esta información se
encuentra segura de permisos a usuarios y grupos de usuarios, que permiten
otorgar diversas categorías de permisos.
·Manejo de transacciones. Una transacción es un programa que se
ejecuta como una sola operación. Esto quiere decir que luego de una ejecución
en la que se produce una falla es el mismo que se obtendría si el programa no
se hubiera ejecutado. Los SGBD proveen mecanismos para programar las
modificaciones de los datos de una forma mucho más simple que si no se
dispusiera de ellos.
·Tiempo de respuesta. Lógicamente, es deseable minimizar el tiempo
que el SGBD demora en proporcionar la información solicitada y en almacenar los
cambios realizados
Un Sistema Operativo (SO) es el software básico de una
computadora que provee una interfaz entre el resto de programas del
ordenador, los dispositivos hardware y el usuario.
Las funciones básicas del Sistema Operativo son administrar
los recursos de la máquina, coordinar el hardware y organizar archivos y
directorios en dispositivos de almacenamiento.
Los Sistemas Operativos más utilizados son Dos, Windows,
Linux y Mac. Algunos SO ya vienen con un navegador integrado, como Windows
que trae el navegador Internet Explorer.
Un Sistema Operativo es el software encargado de ejercer el
control y coordinar el uso del hardware entre diferentes programas de
aplicación y los diferentes usuarios. Es un administrador de los recursos
de hardware del sistema.
Se
denomina hardware o soporte físico al conjunto de elementos materiales que
componen un ordenador. Hardware también son los componentes físicos de una
computadora tales como el disco duro, CD-Rom, disquetera (floppy), etc.. En
dicho conjunto se incluyen los dispositivos electrónicos y electromecánicos,
circuitos, cables, tarjetas, armarios o cajas, periféricos de todo tipo y otros
elementos físicos.
El hardware se refiere a todos los componentes físicos (que se pueden tocar) de
la computadora: discos, unidades de disco, monitor, teclado, ratón (mouse),
impresora, placas, chips y demás periféricos. En cambio, el software es
intangible, existe como ideas, conceptos, símbolos, pero no tiene sustancia.
Una buena metáfora sería un libro: las páginas y la tinta son el hardware,
mientras que las palabras, oraciones, párrafos y el significado del texto son
el software. Una computadora sin software sería tan inútil como un libro con
páginas en blanco.
Si
se habla de una institución que no tiene los recursos
humanos con experiencia en sistemas de información gerencial que
desea organizar o mejorar su SIG, es buena idea solicitar ayuda de personas u
organizaciones que tengan dicha experiencia o de un consultor.
Es
muy probable que éstas seguirán una serie de pasos para obtener una visión
general del sistema de información, la manera cómo funciona y qué se requiere
para mejorarlo.
Los
pasos para analizar los SIG:
1.Identificar
a todos aquellos que están utilizando o deberían utilizar los distintos tipos
de información (profesionales, trabajadores de campo, supervisores,
administradores, etc.)
2.-
Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organización, departamento
o punto de prestación de servicios.
3.-
Identificar la información que se requiere para ayudar a las diferentes
personas a desempeñarse efectiva y eficientemente, y eliminar la información
que se recolecta pero que no se utiliza.
4.-Determinar
cuáles de los formularios y procedimientos
actuales para recolectar, registrar, tabular, analizar y brindar la
información, son sencillos, no requieren demasiado tiempo y cubren las
necesidades de los diferentes trabajadores, y qué formularios y procedimientos
necesitan mejorarse.
5.-Revisar
todos los formularios y procedimientos existentes para recolectar y registrar
información que necesiten mejorarse o preparar nuevos instrumentos si es
necesario.
6.-Establecer
o mejorar los sistemas manuales o computarizados para tabular, analizar, y
ofrecer la información para que sean más útiles a los diferentes trabajadores
7.-Desarrollar
procedimientos para confirmar la exactitud de los datos.
8.-Capacitar
y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios, registros,
hojas de resumen y otros instrumentos para recolectar, tabular, analizar,
presentar y utilizar la información.
9.-Optimizar
un sistema de información gerencial: qué preguntar, qué observar, qué
verificar.
En gran parte de las
pequeñas y medianas empresas existe una necesidad urgente de la incorporación a
proyectos de Sistemas de Información Gerencial (SIG), como síntomas o pruebas de ello
tenemos por ejemplo la falta de estrategias de crecimiento (culpando en gran
parte a la tendencia cultural de las organizaciones), una inadecuada
utilización de las tecnologías y conocimientos, propiciando pérdidas de
recursos, debilidad financiera y deficiencias en toda la organización Gran
número de empresas carece de ventajas competitivas al no tener una mayor
accesibilidad a las tecnologías y desarrollar un SIG, debido a varias razones como: costos
elevados, carencia de recursos, falta de acceso a la información, etc.
Además las Pymes tienen
que responder al mercado en forma rápida y creativa siendo difícil aplicar y
mantener un sistema que ayude y brinde apoyo a la toma de decisiones para poder
competir y crecer en su ramo. En un ambiente de evolución tecnológica, el reto
es lograr que la mayoría de los usuarios aprovechen las opciones disponibles
para producir eficiencia e innovación en su trabajo cotidiano. Por ello las
Tecnologías de Información forman un factor determinante para dar lugar al
crecimiento tanto de las PyMEs como de cualquier empresa
Si se habla de una
institución que no tiene los recursos humanos con experiencia en sistemas de
información gerencial que desea organizar o mejorar su SIG, es buena idea
solicitar ayuda de personas u organizaciones que tengan dicha experiencia o de
un consultor. Es muy probable que éstas seguirán una serie de pasos para
obtener una visión general del sistema de información, la manera cómo funciona
y qué se requiere para mejorarlo.
Los pasos para
analizar los SIG:
Identificar a todos aquellos que están utilizando o deberían
utilizar los distintos tipos de información (profesionales, trabajadores
de campo, supervisores, administradores, etc.)
Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la
organización, departamento o punto de prestación de servicios.
Identificar la información que se requiere para ayudar a las
diferentes personas a desempeñarse efectiva y eficientemente, y eliminar
la información que se recolecta pero que no se utiliza.
Determinar cuáles de los formularios y procedimientos
actuales para recolectar, registrar, tabular, analizar y brindar la
información, son sencillos, no requieren demasiado tiempo y cubren las
necesidades de los diferentes trabajadores, y qué formularios y
procedimientos necesitan mejorarse.
Revisar todos los formularios y procedimientos existentes
para recolectar y registrar información que necesiten mejorarse o preparar
nuevos instrumentos si es necesario.
Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados
para tabular, analizar, y ofrecer la información para que sean más útiles
a los diferentes trabajadores
Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los
datos.
Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos
formularios, registros, hojas de resumen y otros instrumentos para
recolectar, tabular, analizar, presentar y utilizar la información.
Para poder evaluar con
precisión la necesidad de implementar un SIG o un determinado tipo de SIG,
deberían plantearse con anterioridad algunas de las siguientes cuestiones:
·Número y tipos de decisiones que podrían ser
tomadas gracias a un SIG.
·Actividades o cantidad de información imposible
de gestionar con medios tradicionales o manuales. Y actividad o cantidad de
información que sí podría ser gestionada por un SIG.
·Cantidad de decisiones susceptibles de ser
representadas en mapas.
·¿El SIG se usaría sólo para el análisis o
también para la obtención de resultados cartográficos de calidad? En caso
positivo, analizar el grado de calidad deseable.
·Grado deseado en la consecución de objetivos o
hitos gracias al SIG.
·Tiempo de entrenamiento y tiempo de ejecución
para el alcance de los objetivos deseados.
·Número de usuarios y/o número de grupos de
usuarios de la información obtenida gracias a un SIG.
·Existencia de recursos económicos (en el caso de
que se quisiera implantar un software propietario).
·Existencia de operadores o equipos de trabajo
cualificados.
·Grado de dificultad de uso del software.
·¿Están garantizados los recursos para su
mantenimiento?
·Pulso al mercado: ¿qué empresas del sector o de
otros sectores han implantado SIG en sus procesos de producción y qué resultados
han obtenido?
·Grado de hermanamiento o de cooperación con
respecto a otras empresas que se conseguiría gracias a un SIG
EN RESUMEN PUEDEN
SER ESTAS:
Oportunidad: Para lograr un
control eficaz de una organización, se deben tomar a tiempo medidas
correctivas en caso de ser necesarias, antes de que se presente una gran
desviación respecto de los objetivos planificados con anterioridad.
Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen
decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente,
pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil
(redundancia), pues ésta puede llevar a
una inacción o decisiones desacertadas.
Se presenta el
proceso detallado de desarrollo e implementación de un nuevo SIG. Describe las
cuatro fases — conceptualización, evaluación y diseño, desarrollo e
implementación y mantenimiento.
El desarrollo de un
sistema de información gerencial es una tarea compleja para una institución
.Toma tiempo conceptualizar, diseñar, programar, probar e implementar un
sistema. La gerencia necesita establecer objetivos realistas para el desarrollo
de un SIG computarizado para su institución.
El desarrollo de un
sistema de información gerencial obliga a una institución a evaluar y articular
aspectos centrales de la institución:
¿Qué es lo que ésta
desea lograr?¿Cómo lleva a cabo sus funciones?¿Cómo determina el éxito? Por lo
tanto, la elaboración de un SIG debe ser adaptado a las necesidades de la
institución requiere de un enfoque integrado y prospectivo.
El proceso puede
dividirse en cuatro fases, cada una de las cuales se describe detalladamente:
•Fase 1: Conceptualización
.La institución debe esclarecer sus necesidades y lleva a cabo una evaluación
inicial de las alternativas viables. Al analizar esta fase ésta habrá elaborado
un documento estratégico que presentará el curso de acción a seguir.
•Fase 2: Evaluación
detallada y diseño. La institución evalúa cuidadosamente los sistemas que
podrían ser adquiridos. Si ésta ha decidido modificar un sistema existente o
diseñar un sistema personalizado tendrá que analizar los problemas de diseño.
•Fase 3: Desarrollo del
sistema e implementación. La institución desarrolla (perfecciona o adapta) el
sistema escogido y lo implementa.
•Fase 4: Mantenimiento del
sistema y auditoría del SIG .En esta fase , la institución examina aquellos
aspectos que deberán ser tratados después de que el SIG ha sido desarrollado e
implementado — el mantenimiento del sistema,, las modificaciones y las
auditorías periódicas que se deberán llevar a cabo para asegurar que el sistema
funciona adecuadamente.
Todas las funciones gerenciales;
planeaciónorganización, dirección y
control son necesarias para un buen desempeño organizacional. Para apoyar estas
funciones, en especial la planeación y el control son necesarios los sistemas
de información gerencial.
Por tanto el valor de la información
proporcionada por el sistema, debe incluir con los siguientes cuatros supuestos
básicos:
CALIDAD,
OPORTUNIDAD, CANTIDAD Y RELEVANCIA.
a)CALIDAD: para los gerentes es
imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad
planteada
b)OPORTUNIDAD: para lograr un control
eficaz, las medidas correctivas en caso de ser necesarias, deben aplicarse a
tiempo, antes de que se presente una gran desviación respecto de los objetivos
planificados con anterioridad
c)CANTIDAD: es probable que los gerentes casi
nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información
suficiente, pero tampoco debe verse desbordados por información irrelevante e
inútil, pues esta puede llevar a una inacción o decisiones desacertadas.
d)RELEVANCIA: la información que le es
proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas y
responsabilidades.
a)Reciben datos como entrada, procesan los datos
por medio de cálculos, combinan elementos de los datos, etc.
b)Proporcionar información en manuales,
electromecánicos y computarizados.
c)Sistema de información de procesamiento de
transacciones, sistema de información para administradores, sistema de
información de informes financieros externos.
Un sistema integrado usuario–máquina, el cual implica que algunas tareas son mejor realizadas por el hombre, mientras que otras son muy bien hechas por la máquina, para prever información que apoye las operaciones, la administración y las funciones de toma de decisiones en una empresa. El sistema utiliza equipos de computación y software especializado, procedimientos, manuales, modelos para el análisis, la planificación, el control y la toma de decisiones, además de bases de datos.
El sistema de información gerencial se puede informar como una estructura piramidal.
1.-La parte inferior de la pirámide esta comprendida por la información relacionada con el procesamiento de las transacciones preguntas sobre su estado.
2.-El siguiente nivel comprende los recursos de información para apoyar las operaciones diarias de control.
3.-El tercer nivel agrupa los recursos del sistema de información para ayudar a la planeación táctica y la toma de decisiones relacionadas con el control Administrativo.
4.-El nivel más alto comprende los recursos de información necesarios para apoyar la planeación estratégica y la definición de política de los niveles más altos de la administración
Estos sistemas son el resultado de interacción colaborativa entre personas, tecnologías y procedimientos -colectivamente llamados sistemas de información- orientados a solucionar problemas empresariales. Los SIG o MIS (también denominados así por sus siglas en inglés: Management Information System) se diferencian de los sistemas de información comunes en que para analizar la información utilizan otros sistemas que se usan en las actividades operacionales de la organización. Académicamente, el término es comúnmente utilizado para referirse al conjunto de los métodos de gestión de la información vinculada a la automatización o apoyo humano de la toma de decisiones (por ejemplo: Sistemas de apoyo a la decisión, Sistemas expertos y Sistemas de información para ejecutivos).
